Denne politik beskriver, hvordan vi på Farum Lilleskole indsamler og behandler oplysninger, når du kommunikerer med os, eller har dit barn gående på skolen.
1. Dataansvarlig
Farum Lilleskole er den dataansvarlige. Vi kan kontaktes på:
Telefon: 29 87 35 08 (skolens telefon er åben mandag, tirsdag og torsdag kl. 9.00 – 14.00)
E-mail: kontor@farumlilleskole.dk
CVR: 40624236
Institutionsnummer: 281276
2. Formålet med og retsgrundlaget for behandling af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af friskoleloven og dertil hørende regler for at kunne søge statstilskud. Eksempelvis indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse på skolen, ved ansættelse på skolen samt ved deltagelse i bestyrelse.
3. Hvem registrerer vi?
- Nuværende elever
- Tidligere elever
- Forældre og pårørende
- Kommende elever
- Ansatte
- Tidligere ansatte
- Ansøgere
- Medlemmer af skolens initiativkreds og bestyrelse
Der indhentes cookies om besøgende på skolens hjemmeside (oplyses på hjemmesiden ved ‘tick-box’).
4. Hvem er modtagere af oplysningerne?
Det er skolen, der modtager og anvender de personoplysninger, der indhentes.
Skolens medarbejdere har adgang til personoplysninger, når dennes opgaver påkræver det.
Oplysninger videregives til Undervisningsministeriet, revisor, Fordelingssekretariatet, skoleforeninger og andre offentlige myndigheder, når vi er lovligt forpligtet til dette eller når det er nødvendigt for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole . Hertil videregives oplysninger til relevante samarbejdspartnere, f.eks. gæstelærere, når dette er nødvendigt i forbindelse med undervisning og SFO/klub aktiviteter.
Der er indgået databehandleraftaler med eksterne leverandører ifm. elektronisk behandling af data. Kontakt skolen for oplysning om dette.
5. Hvilke personoplysninger?
5. a Medarbejdere
Ved ansættelse af medarbejdere behandler vi:
- Almindelige personoplysninger om medarbejdere (f.eks. uddannelse, udtalelser, tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær, sygdomsperioder mm.)
- Straffe- og børneattest uden anmærkninger slettes. Der føres dateret logbog over, hvilke attester, der er indhentet.
- Billeder af ansatte (offentliggøres ved samtykke)
- Dokumentation for anciennitet
Ved ansættelsesprocessers afslutning gemmes ansøgninger, CV og andre relevante bilag fra ansøgere, der tilbydes stilling på skolen. Tilbydes ansøgere ikke stilling på skolen gemmes ansøgninger, CV og andre relevante bilag kun hvis ansøger giver samtykke hertil og kun op til 6 måneder, hvorefter de slettes.
Skolen beholder nødvendige personoplysninger i op til 5 år efter en medarbejders fratræden. Oplysninger vedrørende løn og pension, samt grundlaget herfor vil dog kunne blive opbevaret i op til 10 år, såfremt skolen vurderer, at det er relevant. Oplysninger om arbejdsskader vil kunne blive opbevaret i op til 30 år, såfremt skolen vurderer, at det er relevant.
Uopfordrede ansøgninger opbevares 6 måneder fra modtagelsesdato og slettes herefter.
5.b. Elever og forældre
I samarbejdet mellem elev/forældre og skole behandler vi:
- Navn og adresse på elever og forældre
- Cpr. nr. på elever og forældre
- Helbreds-, trivsels- og udviklingsmæssige oplysninger om elever
Dertil indhentes særskilt samtykke ifm.:
- Klasseliste
- Kørselstilladelse
- Tilladelse til at forlade skolen
- Brug af billeder på skolens hjemmeside
- Brug af billeder på skolens officielle Facebookside
- Brug af billeder på hjemmesider lavet som en del af undervisningen
- Indhentning af barnets oplysninger fra tidligere skoler, SFO og lignende
- Indhentning af barnets oplysninger i forbindelse med PPR
5.c. Initiativgruppe og bestyrelsesmedlemmer
I samarbejdet mellem initiativkreds/bestyrelse og skole behandler vi:
- Navn og adresse
- Cpr. nr. (ved aflevering af årsregnskab)
- Billeder af bestyrelsesmedlemmer (offentliggøres ved samtykke)
- Initiativkredsens underskrevne erklæring på frihed- og folkestyrekravet
- Bestyrelsens underskrevne erklæring på frihed- og folkestyrekravet
Initiativkredsens underskrevne erklæring er offentliggjort på skolens hjemmeside, så længe skolen er i drift.
Bestyrelsesmedlemmers underskrevne erklæring er offentliggjort på skolens hjemmeside, så længe de sidder i skolens bestyrelse. Erklæringer fra tidligere bestyrelsesmedlemmer fjernes fra hjemmesiden, men opbevares af skolen i 10 år, efter at bestyrelsesmedlemmet er fratrådt.
Ved årsregnskabets afslutning slettes bestyrelsens cpr. numre fra skolens database.
Referater fra bestyrelsesmøder opbevares, så længe skolen eksisterer.
6. Opbevaring af personoplysninger
Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til gældende retningslinjer på området. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole.
Almindelige personoplysninger om forældre opbevares, så længe eleven går på skolen. Når en elev forlader skolen, opbevares ind- og udmeldelsesblanket samt slutregnskab, så længe skolen eksisterer. Øvrige dokumenter destrueres senest to år efter, barnet har forladt skolen.
Afsluttende elevudtalelser og eksamensbeviser opbevares, så længe skolen eksisterer i.h.t. gældende lovgivning.
7. Dine rettigheder
Som registreret har du efter databeskyttelsesreglerne ret til:
- Indsigt – du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
- Berigtigelse – du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet
- Sletning eller begrænsning – i særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Kontakt os, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder.
8. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os.
9. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indsende klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
10. Opdatering af vores privatlivspolitik
Farum Lilleskole er forpligtiget til at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår regelmæssigt vores politik jf. gældende lovgivning. Du kan altid finde den senest opdaterede politik på vores hjemmeside.
11. Procedurer ved databrud
Et databrud forekommer, såfremt skolen har en lækage på persondata, får data ødelagt eller mister adgangen til data. Dette kan ske via et hackerangreb, læk af data på internettet ved en fejl eller lignende. Ved databrud, der involverer kompromittering af persondata, er skolen forpligtet til at orientere Datatilsynet inden for 72 timer.
Et databrud defineres i dette tilfælde som “ Et brud på sikkerheden, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger der er transmitteret opbevaret eller på anden måde behandlet (Datatilsynet 2,1)”.
Såfremt det vurderes, at bruddet indebærer en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, er skolen samtidig forpligtet til at underrette den registrerede om bruddet.
Senest revideret den 14. september 2023.